Att kommunicera effektivt i internationella miljöer kräver förståelse, respekt och anpassning till olika kulturella kontexter, det gäller både för sändaren såväl som för mottagaren. Interkulturell kommunikation och sedermera kompetens handlar om att förstå andra kulturer, om att lära dig om de kulturella normerna, värderingarna och traditionerna i de länder där dina kollegor eller kunder befinner sig. Viktigt att veta är att varje kultur har sina egna sätt att kommunicera och att förstå dessa kan hjälpa dig att bättre nå ut till andra. Dessutom är det av vikt att respektera kulturella skillnader och att acceptera att människor kan, exempelvis, ha helt olika synsätt på hierarki, tid, relationer och kommunikationsstilar. En person som har en god interkulturell kompetens är öppen för att anpassa sitt beteende efter och kommunicera utifrån dessa skillnader. Enligt McKinsey (2020) så har:

"Organisationer med låg kulturell kompetens (interkulturell förståelse) har ett sämre ekonomiskt utfall med upp till 40 % jämfört med organisationer med hög kulturell kompetens"

Så nedan presenteras några centrala aspekter att tänka på, för alla parter involverade i kommunikationsprocessen, för att bygga interkulturell kompetens och säkerställa effektiv kommunikation i en internationell miljö:

1. Flexibilitet nödvändigt

• Anpassa din kommunikation: Var beredd att variera din kommunikation beroende på mottagarens och dess vilja att tolka, bedöma och döma budskapet. Vissa kulturer föredrar en mer direkt kommunikation (tydligt och direkt), medan andra kan anse att en indirekt metod är mer lämplig (mer fokus på kroppsspråk och det icke-sagda).
• Lär dig om verbal och ickeverbal kommunikation: I många kulturer är fokuset i kommunikationen ickeverbala signaler, som kroppsspråk, kläder, användning av olika symboler och ansiktsuttryck. Var uppmärksam på dessa tecken, både hos dig själv och andra, för att undgå missförstånd. Den verbala kommunikationen plockas upp med öronen och den icke-verbala kommunikationen med ögonen

2. Lyssna aktivt och nyfiket

• Var närvarande: När du kommunicerar, särskilt med personer från olika kulturer, är det viktigt att lyssna aktivt och nyfiket. Bekräfta att du hör och förstår genom att ställa frågor och sammanfatta vad de sagt.
• Visa empati och förståelse: Ställ öppna frågor och visa intresse för den andra personens synpunkter. Då öppnas möjligheten att du förstår mottagarens tolkningsram. Detta bidrar till att skapa förtroende er emellan och ökar sannolikheten för en öppen och ärlig dialog och inte minst bidrar det till ett relationsbygge.

3. Tydlighet och konkret

• Var tydlig och konkret: Undvik otydlig eller komplicerat språkbruk. Använd enkla och gärna termer som kan förstås av flera, och var försiktig med slang och branschspecifika förkortningar som kan vara svåra att förstå för personer som inte är insatta i området. Tänk på att kulturella och språkliga skillnader kan leda till missförstånd, så förmedla ditt budskap utifrån mottagaren och dess möjlighet att förstå och tolka, bedöma och döma ditt budskap 
• Tänk på ditt kroppsspråk: Även i den icke-verbala kommunikation måste hänsyn tas och inte minst gäller det förståelsen för att vissa gester och beteenden kan falla platt eller upplevas helt fel i andra kulturella sammanhang. Glöm inte att utifrån din önskan om typ av budskap som skall förmedlas samtidigt iaktta (med ögonen) reaktionen hos mottagaren och om den är någon annan än förväntat, säkerställ att budskapet landat rätt.

4. Var öppen för att ge och ta emot återkoppling

• Uppmuntra återkoppling: I internationella miljöer är det viktigt att skapa en atmosfär där medarbetare känner sig trygga i att ge och ta emot återkoppling (glöm inte att även denna kan ges verbalt som icke-verbalt). Det hjälper till att klargöra missförstånd och förbättra kommunikationen.
• Lyssna på återkopplingen: Var lyhörd för hur andra uppfattar din kommunikation. Använd både öron och ögon i den processen. Använd dessa insikter för att anpassa din stil och ditt budskap med målet att öka förståelsen hos mottagaren.

5. Sociala normer och vett & etikett

• Respektera affärsetikett: Var bekant med de grundläggande affärsetiketterna i olika kulturer, inklusive hälsningar, mötesseder och hur man gör affärer. Till exempel, i vissa kulturer är det viktigt att följa en strikt hierarki i samband med kontakt, medan andra uppskattar en mer informell och öppen dialog.
• Var påläst om högtider och traditioner: Känn till viktiga kulturella och religiösa helgdagar som kan påverka när och hur affärsmöten planeras.

6. Skapa relationer

• Bygg förtroende: I många kulturer är en god relation en grundläggande del av en öppen och ärlig kommunikation och detsamma gäller affärsrelaterad kommunikation. Investerad tid i att lära känna dina kollegor på ett mer personligt plan, för det kan vara avgörande för framgång.
• Var tålmodig: För att bygga långvariga relationer kan det ta tid, särskilt i kulturer där man prioriterar relationer över snabba affärsavtal. Respektera detta och värdera den tid som investeras i relationerna.

7. Använda tekniken effektivt men förstå dess hinder...

• Vid utnyttjande av digitala verktyg: Använd kommunikationsverktyg och plattformar med förstånd. Var medveten om att i interkulturell kommunikation, där både den verbala som den icke-verbala kommunikationen har betydelse, så kan videomöten och andra typer av digitala verktyg bidra till missförstånd och minskad vilja till relationsbygge. Glöm ej heller att ovanstående presenterade punkter är lika viktig i digital som personell kommunikation. Digitala verktyg är dock värdefulla i att överbrygga avstånd och hålla kontakten.
• Var medveten om tidszoner och planera utifrån det: När du arbetar med internationella team, var uppmärksam på olika tidszoner. Planera möten som fungerar för alla inblandade och var flexibel när så behövs.

Att kommunicera effektivt i internationella miljöer kräver engagemang och respekt för kulturella skillnader. Genom att förstå olika sätt att kommunicera och inte minst de involverade aktörernas vilja att tolka, bedöma och döma, så kan du anpassa din strategi för att främja bättre samarbeten, öka produktiviteten och bygga starkare relationer över kulturella gränser. Genom att vara medveten och insiktsfull i dina relationer kan du bidra till en mer inkluderande och samarbetsvillig arbetsmiljö där mångfald är en norm. Genom att följa dessa riktlinjer och strategier kan individer och företag navigera framgångsrikt i den komplexa världen av interkulturell kommunikation och affärskultur.